Voor veel mensen met een kantoorbaan (maar inmiddels ook voor onderwijzers, zorgverleners en andere ‘direct contact’-beroepen) is de almaar groeiende e-mailbox een crime en een grote bron van stress. Waar je in het begin van de 21ste eeuw nog trots was op enige vulling van je ‘Postvak in’ en een melding van een nieuw bericht tot kortstondige vreugde leidde, boezemt een decennium later de digitale postbus menigeen een behoorlijke angst in, zeker na een of meerdere dagen van afwezigheid.

Personal organizers of ‘opruimcoaches’ proberen een slaatje te slaan uit deze nood en bieden begeleiding of workshops aan om weer wat orde in de mailchaos te scheppen. Anderen proberen zelf Outlook verder onder de knie te krijgen, maar dreigen verstrikt te raken in een woud van geoormerkte mailtjes met verschillende kleurtjes en dito prioriteiten.

Ikzelf probeer het bedachtzame hoofd koel te houden door het toepassen van de 80-20 regel (ook wel pareto-principe genoemd), die overigens opvallend vaak opgeld doet. Circa vier vijfde van mijn mails beantwoord ik direct en het mooie is dat je de ontvanger daarmee (misschien als bedachtzame extra) positief verrast. Dit betreft onder andere berichten die alleen om een ja/nee antwoord vragen, een eenduidige vraag bevatten of waarbij betrokkenen erg gebaat zijn bij een snelle voortgang.

Resteert nog die 20%, waar bij een deel soms nog iets uitgezocht of iemand geconsulteerd moet worden om die te kunnen beantwoorden. Dan blijft er een beperkt aantal berichten over waar op herkauwd moet worden. De inhoud is onduidelijk, je hebt geen bevredigend antwoord paraat of het geschrevene maakt vervelende emoties los.

In dergelijke gevallen kan het bevrijdend werken om het bericht te negeren en op een ander moment er met een frisse blik nogmaals naar te kijken. Het is opvallend hoe vaak de mail dan minder problematisch voelt dan die in eerste instantie zich aan je opdrong. De felle toon lijkt uiteindelijk wel mee te vallen of bij het aandachtig herlezen van de mail is de boodschap of vraag ineens een stukje helderder.

Kortom: bij het beantwoorden van mails kunnen directe actie en een portie bedachtzaamheid elkaar uitstekend aanvullen!

(Uitgelichte afbeelding: Fernando Pessoa door José de Almada Negreiros (1954) – Public domain / Wikimedia)